Avoir recours au nettoyage professionnel (via une société de nettoyage de bureaux) pour entretenir votre bureau a des avantages indéniables, notamment en période de crise sanitaire. Le personnel est bien équipé et formé. De plus, le bilan global lorsqu’on délègue mène en général à des économies non négligeables en frais de personnel et de matériel.
Les services proposés par les sociétés de nettoyage sont très nombreux et diversifiés, surtout en Ile-de-France ou à Paris. Il n’est donc pas si facile de demander des devis à une société de nettoyage de bureaux, ou plusieurs, et de les comparer ensuite. En d’autres termes, construire un cahier des charges, ne serait-ce que dans sa tête, n’est pas forcément facile. Il faut penser à quantité de détails qui auront une influence sur l’économie du dispositif que vous mettrez en place au final.
Voici donc quelques conseils pour votre prochaine demande de devis de nettoyage.
Sachez d’abord ce qu’une société de nettoyage de bureaux peut vous proposer
Il faut savoir que le service de nettoyage de bureaux ne concerne pas uniquement le bureau à proprement parler. En général, la prestation englobe également les autres espaces tels que les sanitaires, les espaces de circulation, les espaces communs, etc. Pour offrir des prestations de qualité, les sociétés de nettoyage couvrent souvent l’ensemble de la surface travaillée.
Les détails des services de nettoyage proposés peuvent varier d’une société à l’autre. Cependant, nous pouvons diviser les prestations des sociétés de nettoyage en France en deux catégories : les services classiques et les prestations spécifiques.
On entend par service classique, les prestations courantes qui existent depuis l’invention des sociétés de nettoyage : vider les corbeilles, passer l’aspirateur, dépoussiérer le mobilier, etc. Ce sont les activités de nettoyage régulières comprises dans l’entretien quotidien.
Les prestations spécifiques sont des prestations moins courantes. Il s’agit généralement de missions de nettoyage ou d’entretien nécessitant des matériels et des compétences plus spécifiques tels que le nettoyage des logements insalubres, les dératisations, le nettoyage après dégât des eaux, la désinsectisation, etc.
A quelle heure organiser la prestation de nettoyage ?
Faut-il organiser les prestations de propreté pendant ou en dehors des heures de travail ? C’est une des questions qui seront forcément posées par votre prestataire de nettoyage. Libre au client d’avoir ses propres préférences. Mais pour vous aider dans votre choix, nous vous donnons dans cet article les clés pour choisir les bons horaires de nettoyage.
Si vous optez pour les services en dehors des heures de travail, la prestation ne risque pas de perturber le travail des employés. Votre lieu de travail sera donc nettoyé sans que la productivité de l’équipe n’en soit impactée.
Si vous choisissez la prestation de nettoyage en pleine journée, les employés connaîtront mieux le personnel de nettoyage. En d’autres termes, le ménage pendant les heures de travail contribue à donner une ambiance qui favorise le respect du travail des équipes de nettoyage. Vous aurez une atmosphère plus détendue sur le sujet, moins de récriminations, surtout si vous travaillez en open space. Rendre le nettoyage visible par les employés crée une atmosphère de convivialité. Et nous savons que cela devient un élément-clé du management dans les entreprises d’aujourd’hui, particulièrement après la crise sanitaire.
Ce choix dépend donc du type de l’entreprise et surtout du type de management qu’elle privilégie. Oui, la façon dont le ménage des bureaux est pris en charge dans l’entreprise devient un élément de sa politique RSE, surtout en période de crise sanitaire : la façon dont les WC sont désinfectés et nettoyés est devenu un sujet d’inquiétude et de préoccupation encre plus important qu’auparavant. Les salariés ont besoin de savoir, et même voir, comme les rampes, bureaux, vitres, etc. sont nettoyés et désinfectés. Bref. Cette question du « quand demander à l’entreprise de nettoyage de passer n’a rien d’anodin ».
Qu’en est-t-il de la fréquence de nettoyage ?
La fréquence des passages des professionnels du nettoyage dans votre bureau est tout aussi importante, pour des raisons du même type. L’enjeu est fonction des services sollicités. Certaines tâches doivent être réalisées chaque jour, d’autres chaque semaine. Il existe aussi des opérations plus complexes à répéter seulement une fois par mois.
Les tâches à effectuer tous les jours sont bien sûr celles qui sont en rapport avec la poussière : balayage, dépoussiérage des moquettes, nettoyage des vitres, entretien du sol, nettoyage de la moquette, etc. Une entreprise de nettoyage peut aussi intervenir sur les petites (mais répétitives) tâches comme le vidage des poubelles, la désinfection des poignées de porte, le nettoyage des toilettes, des miroirs, le lavage des vitres.
Les opérations hebdomadaires concernent souvent les panneaux d’affichages, les sols extérieurs, les tissus et pieds de chaise, les rebords intérieurs des fenêtres et le détartrage des sanitaires. L’entretien des machines délicates comme les radiateurs doivent aussi intervenir une fois par semaine. Ou à une fréquence plus importante, parfois, surtout en cette période de covid.
Les tâches réalisées une fois par mois consistent à dépoussiérer les gros meubles comme les armoires et les placards. Certains services de nettoyage proposent aussi de dépoussiérer des grilles de climatisation et des conduits de canalisation.
A quels détails devez-vous faire attention ?
Il est tout à fait normal de vouloir faire attention à tous les détails du travail d’un prestataire. Ceux qui travaillent dans les services aux entreprises y sont déjà habitués. De plus, il s’agit ici d’une équipe de nettoyage qui touchera à votre espace de travail. Pour vous, le meilleur moyen de superviser ses tâches est de vous familiariser avec les protocoles de nettoyage ainsi que les normes d’hygiène et de sécurité.
Le nettoyage du bureau doit toujours commencer par l’ouverture des fenêtres. Si les agents d’entretien que vous avez engagés ne font pas cette action en premier, vous devriez probablement les questionner sur les protocoles de nettoyage.
Aussi, il est toujours conseillé de lister tous vos besoins dans un cahier de charge à l’intention du prestataire. Non seulement cela garantit la qualité de la réalisation des tâches, mais c’est aussi un bon moyen pour qu’aucun détail ne vous échappe lors du nettoyage !
Établissez un cahier des charges
Dans les relations professionnelles, le cahier des charges est sans doute l’un des documents les plus importants. En effet, il sert à décrire à votre prestataire avec le plus de précision possible les besoins auxquels il doit répondre. Ce sera la pièce de référence du contrat.
Avec ce document, vous clarifiez les points les plus importants : le prix, les horaires de travail, les matériels à utiliser, les fréquences de passage, les matériels à éviter mais surtout les détails de votre bureau.
Vous pouvez rédiger le cahier de charge seul, mais vous pouvez également le remplir avec votre prestataire de nettoyage. Dans ce dernier cas, il faudra lui envoyer un formulaire avec des champs à remplir.
Tenir compte du Coronavirus lors de la rédaction du cahier des charges
La prestation de nettoyage des locaux depuis 2020 ne se fait pas de la même manière qu’avant la pandémie.
Est-il indispensable de nettoyer le bureau avec des produits spécifiques au virus ou le nettoyage classique fait l’affaire ? Les produits habituels suffisent déjà à éliminer le virus : détachant, savon, liquide vaisselle, etc. Cela dit, il est toujours plus prudent de recourir à des produits conçus spécialement pour le virus. Il ne faut cependant pas abuser de ces produits car une utilisation trop fréquente peut nuire à la santé des occupants du bureau. Tout cela doit être géré, car on vous interrogera de plus en plus souvent sur ces sujets, notamment dans le cadre de votre politique RSE.
A cause de la pandémie, la fréquence de passage des personnels de la société de nettoyage doit également changer. Le virus s’élimine facilement après quelques coups de chiffon imbibés de produits de nettoyage. Mais il se transmet très rapidement via les gouttelettes en suspensions dans l’air, sur les rampes d’escaliers, les poignées de portes, les chaises, les claviers, les écrans, etc.
Le prestataire doit être en mesure de maîtriser les protocoles de nettoyage en temps de pandémie. Faites en sorte de les maîtriser également, vous et toute l’équipe occupant le bureau. L’hygiène et le nettoyage font maintenant partie des priorités de toute entreprise.